Endnote, introduction

Arnaud Pelfrêne (CID, ENS de Lyon)

Les logiciels bibliographiques ont fait une percée significative au début des années 80. Ils servent non seulement à produire des bibliographies formatées, pour des publications scientifiques, par exemple, mais ils fournissent aussi des fonctions pour importer des données issues de bases électroniques, pour décrire des ensembles de références ou de citations, pour trier les enregistrements, pour chercher des références avec des opérateurs booléens, pour éditer les résultats, etc.

Il existe plusieurs applications dédiées au public des chercheurs. Trois des logiciels les plus connus sont américains et produits par le même éditeur, RIS (Research Information Systems): EndNote, ProCite et Reference Manager. Le choix du Centre d'ingénierie documentaire (CID) s'est porté sur EndNote. La version 12 ("X2") est sortie en 2008.

EndNote permet de faire des recherches dans des catalogues en ligne et de récupérer les résultats dans sa propre base. Il permet également d'importer des données venant d'autres logiciels bibliographiques. C'est aussi un logiciel de gestion de données bibliographiques. C'est, enfin, un rédacteur de bibliographies: il construit automatiquement des citations bibliographiques ou des listes de références.

Sommaire:

Une bibliographie EndNote

Les menus principaux

Les types de références

Les fonctions élémentairesCréer une nouvelle bibliographieOuvrir une bibliographie existanteDéclarer une bibliographie par défautFermer une bibliographie ouverte

Actions sur les références bibliographiquesCréer une nouvelle référenceModifier une référenceFermer une référenceSupprimer une ou plusieurs référencesRègles de saisie des informations bibliographiques

Actions dans la fenêtre d'affichage de la bibliographieModifier l'aspect de la fenêtrePrévisualiser une référenceModifier les polices d'affichageModifier les champs affichés dans la fenêtre principaleTrier les référencesSélectionner des référencesImprimer la bibliographie couranteExporter la bibliographie courante

Une bibliographie EndNote

Une bibliographie EndNote est un ensemble de références. Chaque référence (ou enregistrement) contient l'information nécessaire à la création d'une bibliographie. Elle peut également contenir des informations complémentaires telles que des mots-clés, des notes ou des résumés. Chaque bibliographie peut contenir un nombre illimité de références [1]. Un champ précis peut atteindre 64 Koctets. Une référence peut, en théorie, contenir jusqu'à 50 fois 64 Koctets.

Figure 1 — Ecran principal

Les bibliographies Endnote sont compatibles d'une plate-forme technologique à une autre (Macintosh ou Windows). Il n'y a pas de limite au nombre de bibliographies que l'on peut créer. Une bibliographie particulière peut être déclarée comme bibliographie par défaut et être ainsi automatiquement ouverte au lancement d'EndNote. On peut ouvrir plusieurs bibliographies en même temps.

La fenêtre d'affichage de la bibliographie (voir "Figure 1 — Ecran principal") met en colonne l'année, le premier auteur, l'auteur secondaire, le titre et le type de chaque référence. La fenêtre de prévisualisation des références (Preview) est également ouverte. La fenêtre d'affichage d'une bibliographie peut être redimensionnée et les polices d'affichage peuvent être modifiées (type et taille).

Les menus principaux

La barre de menus permet d'ouvrir 7 menus: File, Edit, References, Groups, Tools, Window et Help. Voici les principaux.

Figure 2 — Fonctions principales

Les types de références

Lorsqu'on active la fonction References/New Reference (ou Ctrl+N) une fenêtre de saisie s'ouvre et présente une première rubrique intitulée Reference Type. La version X2 propose 48 modèles de fiches bibliographiques.

Figure 3 — Types de références par défaut

id.

Types

id.

Types

id.

Types

id.

Types

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Journal Article

Book

Thesis

Conference Proceedings

Personal Communication

Newspaper Article

Computer Programm

Book Section

Magazine Article

Edited Book

Report

Map

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Audiovisual Material

Artwork

Unused 1

Patent

Web Page

Bill

Case

Hearing

Manuscript

Film or Broadcast

Statute

Unused 2

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

Unused3

Figure

Chart or Table

Equation

Electronic Article

Electronic Source

Online Database

Generic

Government Document

Conference Paper

Online Multimedia

Classical Work

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

Legal Rule or Regulation

Unpublished Work

Ancient Text

Dictionary

Encyclopedia

Grant

Aggregated Database

Blog

Catalog

Pamphlet

Serial

Standard

Les types mis en valeur sont retenus dans le modèle de base proposé par le CID:

0= Article de revue; 1= Ouvrage; 2= Thèse, mémoire; 5= Fascicule de revue; 7= Partie d'ouvrage; 8= Titre de revue; 9= Ouvrage collectif; 12= Enregistrement sonore; 16= Site Internet; 21= Film; 28= Article en ligne; 37= Preprint, polycopié.

Trois modèles ne sont pas pré-programmés (Unused 1, 2 et 3).

Pour chaque type de document, le logiciel propose une fiche de saisie. Elle est construite à partir d'un modèle dit "générique" qui renferme 51 champs de description. Ils ont une dénomination conventionnelle, en anglais.

Figure 4 — Liste des champs (type "Generic")

ord.

Champs

ord.

Champs

ord.

Champs

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

110

120

130

140

150

160

170

Author

Year

Title

Secondary Author

Secondary Title

Place Published

Publisher

Volume

Number of Volumes

Number

Pages

Section

Tertiary Author

Tertiary Title

Edition

Date

Type of Work

180

190

200

210

220

230

240

250

260

270

280

290

300

310

320

330

340

Subsidiary Author

Short Title

Alternate Title

ISBN/ISSN

DOI

Original Publication

Reprint Edtion

Reviewed Item

Custom 1

Custom 2

Custom 3

Custom 4

Custom 5

Custom 6

Custom 7

Accession Number

Call Number

350

360

370

380

390

400

410

420

430

440

450

460

470

480

490

500

510

Label

Keywords

Abstract

Notes

Research Notes

URL

File Attachments

Author Address

Figure

Caption

Access Date

Custom 8

Translated Author

Translated Title

Name of Database

Database Provider

Language

C'est le croisement des types de références et des champs de descriptions qui permet construit les fiches.

Prenons l'exemple d'un bibliographe qui a besoin de référencer des films.

Dans un premier temps, il parcourt la liste des types (voir "Figure 3 — Types de références par défaut"). Il constate l'existence d'un type de référence nommé "Film or BroadCast": ni l'intitulé (en anglais), ni les champs proposés par défaut (trop nombreux et en anglais), ne lui conviennent. Il souhaite disposer d'une fiche simplifiée et en français (voir "Figure 5 — Exemple de fiche de description d'un film").

Figure 5 — Exemple de fiche de description d'un film

Il doit donc modifier la structure bibliographique. Il procède de la manière suivante:

Et, pour enregistrer la modification:

Les fonctions élémentaires

Créer une nouvelle bibliographie

Ouvrir une bibliographie existante

Chaque bibliographie ouverte apparaît dans sa propre fenêtre d'affichage. On peut ouvrir plusieurs bibliographies en même temps.

Déclarer une bibliographie par défaut

Ouvrir la bibliographie.

Le chemin d'accès à la bibliographie s'inscrit dans les préférences. Dès lors, chaque fois qu'on lancera l'exécution d'EndNote, le logiciel ouvrira automatiquement la bibliographie désignée.

Fermer une bibliographie ouverte

Actions sur les références bibliographiques

Créer une nouvelle référence

A l'ouverture de la fenêtre de saisie, un type de référence par défaut est proposé: Journal Article (dans la version par défaut) ou Article de revue (structure CID). Si l'on veut le modifier, il suffit d'ouvrir la liste déroulante et de choisir un autre type. Pour passer d'une rubrique à une autre, on peut utiliser la touche de tabulation ou le pointeur de la souris. Il n'y a pas de fonction de sauvegarde particulière. L'enregistrement des données s'effectue automatiquement, lors de la fermeture de la fenêtre de saisie. Il existe d'autres moyens de créer de nouvelles références: en copiant-collant des références déjà saisies dans une autre bibliographie EndNote, ou en important des données d'autres fichiers ou via Internet.

Modifier une référence

Sélectionner la référence que l'on veut modifier:

Fermer une référence

Il existe 4 façons de fermer une référence: 1) /Fermer, 2) double-clic sur , 3) Ctrl+F4, ou 4) (en haut et à droite de la fenêtre de la référence). Dans tous les cas de figure, l'enregistrement de la référence est automatique.

Supprimer une ou plusieurs références

Sélectionner la ou les références:

La ou les références vont directement dans "Trash" (voir panneau lattéral "Groups").

Pour les récupérer, on peut les glisser du groupe "Trash" au groupe "All References".

Règles de saisie des informations bibliographiques

Lorsque l'on complète une référence, on entre du texte dans une rubrique, soit en le tapant directement, soit en le copiant/collant depuis une autre application, soit encore en entrant des termes depuis une liste de termes. Certaines rubriques exigent que le texte soit entré en respectant quelques règles précises.

En général, un champ peut contenir jusqu'à 32 000 caractères. Il ne faut pas entrer les ponctuations, les étiquettes ou les styles qui relèvent des usages bibliographiques. Les styles s'en chargeront.

Pour entrer des noms propres dans les champs Author, Secondary Author ou Tertiary Author:

Actions dans la fenêtre d'affichage de la bibliographie

Lorsqu'on a commandé l'ouverture ou la création d'une bibliographie, une fenêtre s'ouvre (voir "Figure 1 — Ecran principal"). Elle porte le nom de la bibliographie.

Modifier l'aspect de la fenêtre

Dans la partie supérieure de la fenêtre s'affiche une synthèse de la bibliographie sous la forme d'un tableau. Toutes les références sont affichées et la liste est triée par auteurs. Toutes les actions courantes du système Windows sont autorisées: agrandissement de la fenêtre (proportionnel, latéral, vertical), élargissement des colonnes, défilement vertical ou horizontal, etc.). Il existe quelques astuces supplémentaires:

Prévisualiser une référence

Quand on a sélectionné une référence, son contenu s'affiche dans une fenêtre de prévisualisation (Show/Hide Tab Pane, onglet Preview. C'est une manière de voir la référence selon un style prédéterminé. Dans l'illustration (voir "Figure 1 — Ecran principal"), c'est le style Cid_2009 qui est appliqué. Il produit la référence:

MASSIMO PIATTELLI-PALMARINI (éd.). Théories du langage. Théories de l'apprentissage. Le débat entre Jean Piaget et Noam Chomsky. YVONNE NOIZET (trad.). Paris: Editions du Seuil, 1979. Pour une science de l'homme. Centre de Royaumont.

C'est le style qui se charge d'opérer toutes les mises en formes typographiques: mise en majuscules du nom, mise en italiques du titre, concaténation du lieu d'édition, de l'éditeur et de l'année, etc.

Modifier les polices d'affichage

Edit/Preferences…/Display Fonts/Change Font….

On peut intervenir sur les polices d'affichage générales (onglet "General"), de la bibliobraphie (onglet "Library"), des labels (onglet "Labels") et du module de recherche (onglet "Search").

Modifier les champs affichés dans la fenêtre principale

Dans l'illustration (voir "Figure 1 — Ecran principal"), on met en colonne les champs "Année", "Auteur 1", "Auteur 2", "Titre" et "Type de référence".

Trier les références

Lorsque l'on souhaite trier (ordonner) les références bibliographiques selon l'un des champs affichés dans la fenêtre générale, le moyen le plus simple consiste à cliquer une fois dans la tête de colonne correspondante: ainsi, en cliquant une première fois dans la colonne "Auteur 1", on réordonne la liste des références par ordre alphabétique descendant (de Z à A); en cliquant une seconde fois, on revient à l'ordre initial.

Pour trier les références selon d'autres champs, ou bien selon plusieurs critères:

Sélectionner des références

Un message inscrit en bas, à gauche de la fenêtre d'affichage de la bibliographie, précise combien de références sont sélectionnées: "Showing 26 out of 26 references", par exemple, indique que la bibliographie compte 26 références et qu'elles sont toutes sélectionnées (ou aucune).

Pour extraire une partie de la bibliographie:

Remplir le formulaire (autant de critères de recherche que l'on veut — bouton "+", situé à droite — reliés par And, Or ou Not):

Une équation complète peut être sauvegardée pour d'autres usages (Save Search et Load Search).

Imprimer la bibliographie courante

Cette action a pour effet d'imprimer les références courantes, autrement dit la sélection qui est faite au même instant dans la fenêtre d'affichage de la bibliographie. L'ordre des références est le même. Lle style est le style courant (le même que dans la fenêtre de prévisualisation).

Exporter la bibliographie courante

Comme dans le cas de l'impression, l'exportation agit sur la sélection courante. L'ordre des références est le même et le style est le style courant. Exemple d'une sélection d'une référence, avec le style Cid_2009:

Export.txt

BOURDIEU, PIERRE et YVETTE DELSAUT. "Le couturier et sa griffe: contribution à une théorie de la magie". Actes de la recherche en sciences sociales. Vol. 1, n° 1, janvier 1975, p. 7-36. Hiérarchie sociale des objets. PIERRE BOURDIEU (éd.). Disponible sur Internet: http://www.persee.fr/web/revues/…/.

Expor.rtf

BOURDIEU, PIERRE et YVETTE DELSAUT. "Le couturier et sa griffe: contribution à une théorie de la magie". Actes de la recherche en sciences sociales. Vol. 1, n° 1, janvier 1975, p. 7-36. Hiérarchie sociale des objets. PIERRE BOURDIEU (éd.). Disponible sur Internet: http://www.persee.fr/web/revues/home/prescript/issue/arss_0335-5322_1975_num_1_1.

Export.htm

<html>
<head><title>Title</title><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8"></head>
<body>BOURDIEU, PIERRE et YVETTE DELSAUT. "Le couturier et sa griffe: contribution à une théorie de la magie". <i>Actes de la recherche en sciences sociales</i>. Vol. 1, n° 1, janvier 1975, p. 7-36. Hiérarchie sociale des objets. PIERRE BOURDIEU (éd.). Disponible sur Internet: http://www.persee.fr/web/revues/home/prescript/issue/arss_0335-5322_1975_num_1_1.<p></body>
</html>

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[1] Il est toutefois recommandé de ne pas dépasser 100 000.