Word, modèles de document

A. Pelfrêne, F. Weiss (CID, ENS de Lyon)

Introduction

Personnalisation du modèle "Normal.dotm"

Utilisation d'autres modèles

Création de modèles personnels

Introduction

Tout document Word repose sur un modèle. Celui-ci détermine la structure et la mise en page initiales du document. Il peut contenir de nombreux éléments prédéfinis : insertions automatiques, affectations de touches, styles, macros…

De manière générale, un modèle est un fichier portant l'extension DOTM (s'il contient des macros) ou DOTX (sinon) [1].

Identifier le modèle courant

Lancer Word. Un document vierge est créé. On trouve facilement le modèle courant :

La propriété intitulée Modèle indique que le modèle courant est "Normal.dotm".

Modèle "Normal.dotm"

C'est le modèle par défaut des documents Word. Il contient notamment les styles prédéfinis. Contrairement aux autres modèles, il est systématiquement chargé au démarrage de Word – en conséquence, les styles prédéfinis sont toujours accessibles.

Localiser le dossier des modèles utilisateur

Chaque utilisateur dispose de son propre modèle "Normal.dotm". C'est un fichier caché qui est rangé par défaut dans un dossier spécifique, dit dossier des modèles utilisateur. Pour localiser ce dossier :

À titre d'exemple (PC sous Windows XP), le chemin du dossier des modèles utilisateur est "C:\Documents and Settings\nomutilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles" [2].

Personnalisation du modèle "Normal.dotm"

On souhaite changer la police du style "Normal" (Arial 10 au lieu de Calibri 11), ainsi que les marges (2 cm au lieu de 2,5 cm).

Modification directe

La procédure, valable pour tout modèle en général, consiste à ouvrir le fichier DOTM (ou DOTX), à procéder aux modifications et à les enregistrer :

À l'affichage, rien ne distingue un modèle d'un document ordinaire :

Il reste à enregistrer les modifications (commande Fichier/Enregistrer) et à quitter Word. À l'ouverture suivante de Word, le document par défaut qui s'ouvrira aura les nouvelles caractéristiques du modèle.

Modification indirecte

Cette technique permet de répercuter les réglages d'un document particulier dans le modèle attaché (ici "Normal.dotm") :

Autre exemple. Par défaut, on ne voit pas tous les styles prédéfinis de Word dans le volet Styles. On peut y remédier :

Réinitialisation

Word étant fermé, détruire le fichier "Normal.dotm". Il sera automatiquement recréé au lancement de Word avec ses réglages d'origine.

Utilisation d'autres modèles

Installer un modèle

L'installation d'un modèle consiste simplement à déposer le fichier DOTM ou DOTX correspondant dans le dossier des modèles utilisateur. Autre possibilité : quand on ouvre un document, Word recherche en priorité le modèle qui lui est attaché dans le dossier du document, on peut donc y déposer le modèle.

Créer un document

Dans Word, la commande Fichier/Nouveau affiche le volet des modèles disponibles. Il faut choisir un modèle et cliquer sur le bouton Créer. Word crée alors un nouveau document reposant sur le modèle sélectionné.

Accueil
Affiche des catégories de modèles téléchargeables sur le site office.microsoft.com. Après validation, le modèle sélectionné est téléchargé dans le dossier des modèles utilisateur.

Document vierge
Correspond au modèle "Normal.dotm".

Billet de blog
Correspond au modèle "Blog.dotx". Sans commentaire.

Modèles récent
Affiche l'historique (liste de raccourcis) des derniers modèles utilisés.

Exemples de modèles
Affiche plusieurs dizaines de modèles copiés sur l'ordinateur lors de l'installation de Word. Ils sont normalement situés dans le dossier "C:\Program Files\Microsoft Office\Templates" (PC sous Windows XP).

Mes modèles
Affiche le contenu du dossier des modèles utilisateur dans une boîte intitulée Nouveau (où Document vide correspond à "Normal.dotm").

Créer à partir d'un document existant
Affiche une boîte similaire à la boîte d'ouverture de fichier. Après validation, Word ouvre une copie du fichier sélectionné.

Attacher un modèle

Un document étant commencé, on peut lui attacher un modèle différent de son modèle d'origine :

Onglet "Développeur"

Les manipulations précédentes sont simplifiées si on affiche l'onglet Développeur dans le ruban :

Dans l'onglet Développeur, groupe Modèles, le bouton Modèle de document affiche directement la boîte Modèles et compléments vue ci-dessus.

Création de modèles personnels

Cloner "Normal.dotm"

C'est un moyen rapide de créer un modèle personnel, proche de "Normal.dotm", mais sans altérer celui-ci. Il suffit d'effectuer une copie de "Normal.dotm", renommée "Perso.dotm" par exemple, et de procéder à son adaptation.

Créer un modèle à partir d'un document

Pour créer un modèle inédit, il suffit d'ouvrir un nouveau document, de le modifier ad libitum en privilégiant l'utilisation des styles, puis d'enregistrer le résultat comme un modèle. Pour cette ultime étape :

Il faut ensuite ouvrir le modèle et supprimer tout texte inutile. La mise en page et les styles sont préservés.

Créer un modèle à partir de zéro

Dans Word, le volet Fichier/Nouveau étant ouvert :

Word crée un nouveau modèle totalement vierge et intitulé Modèle1. Il ne reste qu'à le préparer…


[1] Dans les versions antérieures de Word, les modèles étaient au format DOT. Ils sont récupérables sous Word 2010.

[2] Le nom d'utilisateur (ou login) correspond à celui qui permet d'ouvrir une session Windows.